10 gouden tips voor vergadertijgers

vergaderenKent u ze, die veel te lange moeizame en uitputtende vergaderingen. Vergaderingen die leiden tot verzuchtingen. Wat doen we hier? Waarom duurt alles zo lang? Wat een besluiteloosheid? Een paar tips kunnen dan zeker helpen.

In mijn vorige artikel “eindeloos vergaderen” heb ik enkele valkuilen besproken die kunnen leiden tot oeverloze vergadering met weinig resultaat.

 

Waarom vergaderen?

Allereerst is de vraag aan de orde wat het nut is van een vergadering. Waarom vergaderen we? Omdat hij periodiek gepland staat? Of, toch om de organisatie beter te laten verlopen. Pas op voor de sleur en de gewoonte. Wees alert op de vraag of uw organisatie wel gediend is met een vergadering. Blijf alert en kritisch op nut en functie ervan.

Geïnspireerd door het vorige artikel en mede op basis van persoonlijke ervaringen heb ik de volgende 10 vergadertips geformuleerd. Ze staan in willekeurige volgorde en spreken voor zich. Met deze tips kunnen vergaderingen in een veel kortere tijd worden afgewerkt en kan het resultaat effectiever worden. Maak er gebruik van.

1. Vergaderdiscipline begint met op tijd komen.
2. Geconcentreerd vergaderen doe je zonder gsm.
3. Na 2 uur vergaderen zijn de energiebatterijen bij de meeste deelnemers leeg.
4. Verwar operationele thema’s niet met strategische.
5. Als beeldvorming over een agendapunt gevraagd wordt, neem dan niet onmiddellijk een besluit over het onderwerp.
6. Effectief vergaderen kan prima aan een statafel.
7. Vergaderingen met meer dan 8 deelnemers zijn eigenlijk informatiebijeenkomsten.
8. Gebruik de rondvraag niet om geheel nieuwe agendapunten op te voeren.
9. Het beste vergaderresultaat bereik je met luisteren.
10. Opvattingen geef je in de ik vorm (niet in de wij vorm)
Succes met vergaderen.